Rivoluzionare la gestione delle transazioni: abbracci la sicurezza digitale e l'efficienza con Online Archives
I requisiti per la gestione dei documenti negli archivi digitali sono sempre più stringenti per le aziende. Le informazioni sensibili devono essere archiviate in modo sicuro, efficiente e permanente.
I metodi tradizionali di archiviazione dei documenti delle transazioni, come l'uso di chiavette USB, sono ancora una pratica comune. Tuttavia, sono inefficienti e insicuri, in quanto questi supporti fisici di dati possono essere persi, copiati inosservati o manipolati, ad esempio. Per evitare che ciò accada, l'archiviazione di queste chiavette USB richiede molto tempo e comporta costi di archiviazione elevati. L'Archivio online delle transazioni offre una piattaforma digitale centralizzata che migliora la sicurezza e l'accessibilità dei documenti, riducendo al contempo i costi e dando un contributo positivo alla sostenibilità.
"Nonostante si discuta da anni della necessità di una maggiore digitalizzazione nel settore immobiliare, le chiavette USB conservate in casseforti ignifughe sono ancora la prassi standard dopo il completamento delle transazioni. Grazie al nostro archivio online, i nostri clienti, così come gli avvocati e i notai, potranno risparmiare sui costi e aumentare l'efficienza in futuro", spiega Alexandre Grellier, cofondatore e CEO di Drooms.
Per questo motivo, abbiamo sviluppato il nostro archivio online Drooms. Con esso stiamo innovando il modo in cui i documenti delle transazioni vengono archiviati e gestiti. Il sistema basato sul cloud sostituisce i tradizionali supporti fisici per i dati, come le chiavette USB, e offre una soluzione sicura, efficiente e sostenibile per l'archiviazione a lungo termine dei documenti.
Sostenibilità attraverso l'archiviazione online
Secondo l'Informationsdienst Wissenschaft, nel 2022 in Germania sono state effettuate circa 866.000 transazioni immobiliari. Supponendo che per ogni transazione siano stati utilizzati almeno due supporti di dati, solo l'anno scorso, passando all'archivio online, si sarebbero potute evitare le discariche per oltre 1,5 milioni di chiavette USB.
Rinunciando ai supporti fisici dei dati, riduciamo in modo significativo i rifiuti elettronici e le relative emissioni di CO2. L'Archivio online è quindi un'alternativa più ecologica che aumenta anche l'efficienza e la sicurezza.
Un passo importante verso la digitalizzazione
Il potenziale di trasformazione dei processi aziendali attraverso le procedure digitali non è ancora stato sfruttato appieno. La digitalizzazione e gli elevati standard di sicurezza sono particolarmente importanti nel settore legale. Nina Horbach, partner di avocado Rechtsanwälte a Francoforte e notaio/membro del consiglio di vigilanza, lo sa per esperienza personale:
"Il fatto che, su richiesta delle parti dell'atto, non dovessi più preoccuparmi della conservazione sicura dei dati dopo una transazione sarebbe un notevole sollievo. Non sarebbero più necessarie fasi di lavoro complicate e di lunga durata per la custodia, in modo che il team del mio notaio possa concentrarsi principalmente sull'elaborazione delle transazioni. La disponibilità digitale dei dati non solo facilita la gestione del lavoro legale quotidiano, ma fa anche risparmiare tempo e costi e offre allo studio notarile più spazio nella cassaforte o nell'armadio d'acciaio in cui sono conservati anche i miei atti", commenta Nina Horbach.
Come soluzione basata sul cloud, l'Archivio online di Drooms consente l'archiviazione sicura e a lungo termine dei documenti delle transazioni, anche dopo la transazione stessa. I dati non sono solo più facili da accedere e riattivare, ma anche più sicuri.
Quali vantaggi offre l'Archivio online di Drooms per le transazioni?
- Sicurezza e affidabilità: i vostri documenti sono archiviati su server geo-ridondanti in Europa, che garantiscono i più elevati standard di sicurezza.
- Risparmio sui costi: non c'è più bisogno di supporti fisici e di archiviazione dei dati. Risparmiate tempo e denaro.
- Sostenibilità: riduzione delle emissioni di CO2 evitando i rifiuti di plastica ed elettronici.
- Accesso facile: accesso ai documenti da qualsiasi luogo grazie alla gestione centralizzata e al controllo sicuro degli accessi.
- Sicurezza dei documenti a lungo termine: i vostri documenti non possono essere modificati o cancellati e sono protetti in modo affidabile per future transazioni o controversie legali.
Ecco come funziona:
- Modulo d'ordine: Richieda Online Archive dalla pagina delle impostazioni del progetto della sua data room.
- Attivazione: il nostro team controllerà la vostra domanda.
- Archiviazione: la data room è ora archiviata e non può più essere modificata.
- Accesso: è possibile accedere alla propria data room archiviata digitalmente tramite il proprio account, con la stessa visualizzazione di prima, ad eccezione del fatto che ora è etichettata come "archiviata". Offriamo l'archiviazione per un periodo di 1-10 anni, con la possibilità di estenderla.
L'archivio online rappresenta un progresso significativo nella gestione dei documenti. Risolve i problemi dei supporti fisici dei dati e combina sicurezza, efficienza e sostenibilità. In questo modo, siete attrezzati al meglio per il futuro della documentazione delle transazioni.
Per saperne di più sui vantaggi degli archivi online per le vostre transazioni: https://drooms.com/it/online-archive/
